E’ ormai risaputo che i mancati appuntamenti (no-shows) sono causa di frustrazione per il medico.
Dal tempo perso alle mancate entrate, i no-shows possono danneggiare e rallentare la tua attività.
Sebbene, da un punto di vista statistico, sia impossibile eliminare tutti i mancati appuntamenti, è anche vero che è possibile ridurli significativamente attuando le seguenti strategie.
1 – USA DEI PROMEMORIA AUTOMATICI
L’invio di promemoria automatici (via mail, tramite SMS e Whatsapp) uno o due giorni prima dell’appuntamento evita che il paziente possa banalmente dimenticarsi del giorno della visita.
2 – EFFETTUA CHIAMATE DI PROMEMORIA GIORNALIERE
Affida ad un membro del personale la responsabilità di effettuare chiamate promemoria il pomeriggio prima della visita medica. Quando un paziente ti conferma verbalmente che sarà presente alla visita sarà meno probabile che non si presenti.
Alcuni pazienti hanno bisogno di più promemoria per ricordare il giorno della visita. Chiamarli 1 o 2 ore prima della visita avrà benefici immensi sulla riduzione dei no-shows. Può sembrare uno sforzo eccessivo ma ne vale la pena per non perdere entrate.
3 – TIENI UNA LISTA D’ATTESA
Tieni una lista d’attesa aggiornata e specifica in modo da avere opzioni per colmare le lacune. Includi i giorni in cui i tuoi pazienti sono disponibili e segna se questi sono abbastanza vicini al tuo studio per prenotare un appuntamento con breve preavviso. Se hai una mancata presentazione, puoi fare riferimento a questo elenco per riempire la fascia oraria e non perdere entrate.
4 – INCENTIVA I PAZIENTI A PAGARE IN ANTICIPO
Incentivare i pazienti a pagare in anticipo con un piccolo sconto. Quando i pazienti sanno di aver già pagato il loro incentivo a mostrarsi aumenta. Puoi anche consentire al paziente di pagare direttamente online.
La buona riuscita di questa strategia richiede un alto livello di comunicazione verso il paziente.
5 – PREVIENI I RITARDATARI CON FURBIZIA
Alcuni pazienti sono molto prevedibili con i loro arrivi in ritardo, presentandosi ogni volta con 15 o 30 minuti di ritardo. Quando noti uno schema ricorrente, dì loro che l’appuntamento è alle 10:00, chiedi loro di ricordare di venire alle 10:00, ma inseriscili nella tua agenda per le 10:30. In questo modo quando arrivano “in ritardo” per le 10, saranno puntuali per quando ti aspettavi di vederli e non avrai una lacuna nel tuo programma.
6 – NON ASPETTARE DI RIPROGRAMMARE I NO-SHOWS
Riprogrammare le mancate presentazioni dopo che si sono verificate non è una tecnica per impedire che si verifichino in primo luogo. Tuttavia, il fatto che tu abbia fatto uno sforzo per contattare di persona per controllare il paziente mostra attenzione e preoccupazione e stabilisce il tipo di connessione personale che renderà meno probabile che non si presenti la prossima volta.
I pazienti che saltano un appuntamento spesso fanno uno sforzo per assicurarsi di non saltare quello successivo.
È buona norma contattare immediatamente i pazienti che non si sono presentati. Se aspetti che il paziente ti chiami, potresti aspettare invano. L’imbarazzo per un appuntamento mancato a volte impedisce alle persone di chiamare.
Il paziente dovrebbe essere contattato con tono non accusatorio e senza rimproverarlo per essere mancato all’appuntamento.
Quando possibile, è sempre meglio prenotare il paziente per il giorno dopo o dopo 2 giorni.
7 – NON CREARE POLICY CON TASSE PER MANCATA PRESENZA
Ricorda che punire i pazienti per aver mancato agli appuntamenti addebitandogli tasse per mancata presenza non fa che peggiorare la loro esperienza e metterti in cattiva luce.
Incoraggia i pazienti a non mancare agli appuntamenti piuttosto che punirli quando lo fanno. Basta poco per influenzare i risultati.
